Quien agenda mas citas:
tu recepcionista o un agente de IA?
Hicimos los numeros. Los resultados te van a sorprender (y probablemente a preocupar un poco).
Introduccion
Si tienes un consultorio, una inmobiliaria o una estetica, sabes lo que es esto: el telefono suena, llegas tarde a tu cita actual, el WhatsApp explota con mensajes de "Tienen disponible para hoy?" y tu recepcionista hace malabares para no perder a nadie. Spoiler: siempre se pierde alguien.
La pregunta ya no es si automatizar o no. La pregunta es: cuantas citas estas perdiendo cada mes por no hacerlo?
Vamos a hacer una comparativa honesta. Sin tecnicismos, sin palabras raras. Solo numeros que puedes ver reflejados en tu negocio.
La comparativa que nadie te habia mostrado
Recepcionista
- Disponibilidad
- 8-10 hrs/dia
- Tiempo de respuesta
- 3-5 minutos
- Conversaciones simultaneas
- 1-2 maximo
- Fines de semana
- No disponible
- Mensajes nocturnos
- Se pierden
- Costo mensual aprox.
- $12,000 - $18,000
Agente de IA
- Disponibilidad
- 24/7, siempre
- Tiempo de respuesta
- 3 segundos
- Conversaciones simultaneas
- Ilimitadas
- Fines de semana
- 100% activo
- Mensajes nocturnos
- Responde todo
- Costo mensual aprox.
- $1,499 - $3,999
Antes de que digas "pero mi recepcionista hace muchas otras cosas", tienes toda la razon. Y ese es exactamente el punto.
Tu recepcionista deberia estar dando la bienvenida a los clientes que llegan, coordinando con tu equipo, resolviendo situaciones especiales. No contestando por decima vez "A que hora abren?" o "Tienen disponible el martes?".
El problema de las llamadas perdidas
Vamos a hacer un ejercicio rapido con numeros conservadores. Si eres medico, tienes una estetica o vendes inmuebles, esto te va a doler:
Lo que pierdes cada mes sin darte cuenta
Resultado: 450 x $1,000 x 20% =
*Numeros basados en negocios con 50+ contactos diarios
Y no estamos contando los clientes que si te escribieron, pero tardaste tanto en responder que ya agendaron con tu competencia. El 53% de las personas abandona si espera mas de 10 minutos por una respuesta.
Como funciona en tu industria
Consultorios medicos
Dentistas, dermatologos, psicologos, nutriologos...
Tu paciente busca "dermatologo cerca de mi" a las 11pm porque le salio algo raro en la piel. Te escribe por WhatsApp. Si no respondes, manana ya agendo con otro.
Con un agente de IA: Responde al instante, le pregunta que necesita, revisa tu agenda real y le ofrece los horarios disponibles. El paciente agenda y recibe confirmacion. Tu despiertas con la cita en tu calendario.
Asi se ve una conversacion real:
Hola, quisiera una cita con la doctora. Tengo un problema en la piel desde hace una semana.
11:47 PM
Hola! Claro que si, la Dra. Garcia tiene disponibilidad manana miercoles. Te funciona mejor a las 10am, 12pm o 5pm?
11:47 PM
5pm perfecto!
11:48 PM
Listo. Tu cita esta confirmada para manana miercoles a las 5pm. Te envio la ubicacion: [link]. Vienes por primera vez?
11:48 PM
"Pero, y si el cliente quiere hablar con una persona?"
Buena pregunta. Y la respuesta es: claro que puede.
El agente de IA no reemplaza a tu equipo, lo libera. Cuando alguien tiene una pregunta que el agente no puede resolver, automaticamente avisa a tu equipo y transfiere la conversacion. Lo mejor de dos mundos.
Piensalo asi:
Son las 2am y alguien pregunta por disponibilidad
Tu recepcionista esta dormida (como debe ser). El agente de IA responde, agenda y confirma.
20 personas escriben al mismo tiempo
Acabas de publicar una promo. Tu recepcionista puede con 2. El agente atiende a las 20.
Un cliente quiere reagendar su cita
En lugar de llamar y esperar, le escribe al WhatsApp y en 30 segundos tiene nueva fecha.
Es hora de recordar las citas de manana
El agente envia recordatorios automaticos. El cliente confirma con un click. Adios inasistencias.
Los numeros que importan
Hagamos cuentas claras. Si contrataras una segunda recepcionista para cubrir mas horas:
Y aun asi solo cubririas 8 horas mas. Seguirias sin atender noches, madrugadas ni fines de semana.
Un agente de IA desde $1,499/mes te da cobertura 24/7, responde en 3 segundos, nunca se enferma, no pide vacaciones y puede atender 100 conversaciones al mismo tiempo.
Y si no funciona para mi negocio?
Mira, entendemos la duda. Por eso ofrecemos 7 dias de prueba gratis. Sin compromiso, cancela cuando quieras. Lo pruebas con tus clientes reales y decides.
Lo peor que puede pasar es que descubras exactamente cuantos mensajes estabas perdiendo. Lo mejor: que empieces a recuperar esas citas desde la primera semana.
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